Co to jest monit? Czym się różni od powiadomienia, przykłady.

W każdej procedurze czy scenariuszu windykacyjnym szeroko wykorzystywanym narzędziem jest monit. Może on pełnić dwie funkcje:

  • Motywacyjna dla kontrahenta
  • Dowodowa dla banku

Oczywiście najczęściej chcemy, aby pełnił obie jednocześnie. Zacznijmy od początku. Co to jest monit?

Monit to pisemne ponaglenie lub  przypomnienie Klientowi/Partnerowi Biznesowemu, że upłynął termin wypełnienia jego zobowiązania.

Kiedy znajdziemy się w takiej sytuacji, że mamy Klienta, który nam nie zapłacił możemy wybrać jedną z kilku możliwości działania. Użycie jednej opcji i skuteczność zależy od historii dłużnika, od branży, w której działa Twoja firma, wielkości należności i oczywiście „ważności” Klienta.

Kiedy używać monitów? Używaj monitów, jeśli:

  • Chcesz w pierwszej fazie uniknąć przedsądowego wezwania do zapłaty,
  • Chcesz wypracować w swoich Klientach dyscyplinę płatności,
  • Nie interesuje Cię przekazanie swojej należności na drogę postępowania windykacyjnego

Powyższa procedura może mieć również zastosowanie w przypadku chęci uniknięcia przekazania ściągnięcia swojej należności na drogę postępowania windykacyjnego.

Z reguły pierwszy monit (przypomnienie) wysyłany jest po przeprowadzeniu rozmowy z dłużnikiem mającej na celu ustalenie przyczyn opóźnienia w zapłacie, jest to tak zwany monitoring płatności.
Po wysłaniu przypomnienia warto ponowić kontakt telefoniczny z dłużnikiem i  ustalić termin płatności, zapewniając dłużnika o woli dalszej współpracy.

Jeśli dłużnik nadal nie płaci, wskazane jest wysłanie drugiego przypomnienia z  określeniem nie tylko terminu, ale i sankcji, jakie grożą dłużnikowi, jeśli nadal nie będzie reakcji z jego strony. Monit skierowany do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek cywilnych i osobowych spółek handlowych można wysłać także na adres domowy przedsiębiorcy lub wspólnika.

Po wysłaniu informacji warto ponownie zatelefonować do dłużnika i ustalić termin płatności, wskazując na korzyści związane z dobrowolnym spełnieniem świadczenia (np. odstąpienie od naliczania odsetek za zwłokę). Jest to również dobry moment, aby zażądać na piśmie potwierdzenia salda (co będzie jednoznaczne z uznaniem długu).

Prawidłowo napisany monit na potrzeby dowodowe w sądzie powinien zawierać:

  • przypomnienie o konieczności uregulowania należności
  • numeru dokumentu zapłaty (numer faktury)
  • przedmiot należności,
  • kwota należności – bez odsetek
  • nieprzekraczalny termin zapłaty
  • numer rachunku bankowego wierzyciela.
  • informację, że dalsze opóźnienie spowoduje podjęcie niezbędnych kroków do wyegzekwowania należnej sumy

Można również dodać zastrzeżenie, że jeżeli Klient dokonał płatności przed otrzymaniem wezwania to powinien potraktować pismo jako nieważne.