casestudy1

Przykład wdrożenia Systemu do automatycznej windykacji w firmie transportowej

Przykład wdrożenia Systemu do automatycznej windykacji w firmie transportowej.

 

O Kliencie.

Wdrożenie systemu przedstawimy na podstawie naszego klienta z branży Transport–Spedycja-Logistyka.
Firma powstała w roku 2003. Siedziba firmy mieści się w Katowicach. Działalność rozwija się w dynamicznym tempie. Szybko nastąpiło otwarcie kolejnych oddziałów, co było następstwem wielu nowych kontraktów z podwykonawcami i dużej liczba klientów.

Domeną firmy są szeroko rozumiane usługi usługi transportowe. Począwszy od przewozu krajowego po transport międzynarodowy, stworzenie stałych połączeń samochodowych oraz wyspecjalizowane kierunki po krajach Unii.

W ciągu ostatnich kilku lat skala działalności firmy wzrosła jeszcze bardziej i stało się jasne, że potrzebne jest nowe rozwiązania pomagające uregulować płatności. Firma poszukiwała systemu, który pomoże odzyskać należności od kontrahentów oraz będzie przypominał o niezapłaconych fakturach.

Jaki problem rozwiązywaliśmy?

Przez fakt, że firma nie miała wcześniej odpowiedniego systemu do automatycznej windykacji narosło wiele problemów, które wymagały szybkiego rozwiązania. Najpoważniejszymi były:

  1. Duże obłożenie pracą zespołu. Klientów ciągle przybywało. Jedna osoba nie dawała sobie rady z wysyłką powiadomień do większości z nich, co niestety było konieczne. Często jednak powiadomienia nie zostały wysłane do wszystkich, którzy płatności nie dokonali, przez co tworzył się zator płatniczy.
  2. Zapanowanie na precyzją rozliczeń usług. Rozliczenia takie są bardzo skomplikowane, ponieważ firma współpracuję z dużą liczbą kontrahentów.
  3. Brak efektywności podejmowanych działań.
  4. Brak systemu, który generował by odpowiednie treści monitów, przez co wszystkie wiadomości wyglądały tak samo.

Ze względu na wszystkie te czynniki Zarząd zdecydował się na wdrożenie systemu do automatycznej windykacji www.eWindykator.pl.  Na decyzję wpłyneły cechy takie jak:

  • integrowalność aplikacji (możliwość połączenia z ich systemem księgowym oraz systemem SpeedInterlan, wymiana danych, automatyczne aktualizacje)
  • polski produkt, spełniający wszystkie wymagania prawne
  • bogata funkcjonalność
  • model wsparcia technicznego oraz merytorycznego
  • duża ilość zadowolonych klientów

Jak przebiegało wdrożenie Systemu eWindykator.pl.  ?

Składało się z 9-ciu kroków :

  • Konsultacje przedsprzedażowe (pis procesu windykacji, określenie oczekiwań dotyczących procedury windykacyjnej, jak częsta ma być wysyłka monitów do Klientów, którzy nie opłacają faktur)
  • Podpisanie umowy
  • Konsultacje przedwdrożeniowe (dopracyzowanie szczegółów wdrożenia, osób odpowiedzialnych)
  • Szkic procedury windykacyjnej, treści wiadomości
  • Szkolenie
  • Wysyłka testowa – kontrolna
  • Modyfikacje
  • Pełna wysyłka
  • Po 3 miesiącach- konsultacje dotyczące wyników i możliwej dalszej optymalizacji procesu windykacji

Podsumowanie. Korzyści.

Wdrożenie systemu przyniosło wiele korzyści. Pozwoliły zaoszczędzić wiele czasu, który można przeznaczyć na inne ważne sprawy dotyczące firmy. System kosztuję mniej niż opłacenie osób, które zajmowałyby się systematycznym upominaniem kontrahentów o niezapłaconych fakturach. Klienci po otrzymaniu monitu zaczynają spłacać długi.

System zdecydowanie usprawnił cały proces odzyskiwania należności dzięki czemu poprawia się płynność finansowa firmy.

Kontrahent nie płaci faktur – co można zrobić

 

Kontrahent nie płaci faktur – co można zrobić ?

Prowadzimy firmę, świadczymy usługi, wkładamy w to naszą pracę, czas, pieniądze, po czym okazuje się, że klient nie zapłacił nam za wykonane usługi. Może być to jedna faktura, lecz zdarza się, że jest ich wiele.

Co możemy zrobić w takiej sytuacji? Udać się od razu do firmy windykacyjnej?
Najlepiej zacząć działać szybko, a w zasadzie działać, zanim dojdzie do takiej sytuacji.

Na rynku jest wiele firm oferujących nam ściągnięcie naszych należności, ale czy to jest konieczne?

Otóż niekoniecznie. Często w takich przypadkach sprawdza się system do automatycznej windykacji, który informuje takiego dłużnika o niezapłaconych fakturach. Wysyła także zestawienie faktur, jeżeli jest ich więcej. Oblicza łączną kwotę oraz może doliczyć odsetki dla klienta, który spóźnia się z opłatami dość długo.

Ważna jest systematyczność, to aby klient wiedział, że jeżeli nie zapłaci, dostanie monit. Mogą wiązać się z tym dodatkowe koszta, czyli odsetki. Systematyczne przypominanie kontrahentowi o płatnościach jest dla nas na duży plus. Klient jest informowany na bieżąco i nawet jeżeli zdarzy się, że zapomniał o fakturze, co przytrafia się dość często, system do automatycznej windykacji przypomina o płatności.

Jeżeli klienci spóźniają się nagminnie z opłacaniem faktur, a my wcześniej nie wysyłaliśmy monitów, koniecznie zróbmy to jak najszybciej, prosta droga do poprawy stanu naszego konta składa się z trzech łatwych kroków:

1.Tydzień po terminie płatności wysyłamy monit z przypomnieniem o płatnościach (zdarza się, że klienci zapominają, czy też zagubią faktury. Dajemy im jeszcze szansę i spokojnie czekamy na wpłatę). Po otrzymaniu przypomnienia klienci szybciej dokonują płatności.
2. 14 dni po terminie płatności wysyłamy monit, lecz zamiast przypomnienia możemy użyć ostrzejszej wiadomości. W tym czasie możemy także wykonać telefon do dłużnika, może okazać się, że faktury były wysyłane na zły adres. Przyczyn może być wiele, więc zanim przejdziemy a drogę sądową warto załatwić to między sobą.
3. Trzy tygodnie po terminie, jeżeli nie ma żadnego wytłumaczenia ze strony dłużnika. Nie ma deklaracji spłaty. Wtedy ostatecznie możemy przekierować sprawę firmie windykacyjnej.

Takie rozwiązanie przyśpiesza całą procedurę odzyskiwania należności. Usprawnia całą pracę.

Wysyłanie monitów do klientów stało się już normą, klient nie traktuje takiego przypomnienia jako coś złego, wręcz przeciwnie zaczyna on wtedy płacić, bo wie dokładnie, ile wynosi jego zadłużenie.
W przypadku gdy kontrahent nie płaci, zacznijmy mu się przypominać. Przecież zależy każdemu na odzyskaniu należności, a także na dobrych relacjach z klientami.

Podsumowanie 2015 – Jaki to był rok dla windykacji?

#Inspire14Co działo się w branży windykacyjnej w 2015 roku?

Firmy windykacyjne rozwijają się w dynamicznym tempie. Na rynku jest coraz więcej firm świadczących usługi związane z odbieraniem długów. Metody też stają się bardziej skuteczne. Teraz zacząć można windykować dłużników drogą on-line, wysyłając im monity. Sposób ten cieszy się ogromnym poparciem wśród firm. Pozwala on zaoszczędzić bardzo dużo czasu. Dopiero jak on nie skutkuję zgłaszamy się do firmy windykacyjnej.

Miniony rok przyniósł rekordową sumę sprzedanych długów firmą windykacyjnym. Na ten rekord składa się rosnąca podaż wierzytelności detalicznych oraz hipotetycznych. Często w długi popadają firmy, które zaczynają dopiero się rozwijać, zaciągają kredyty, bądź nie regulują swoich płatności, najczęściej za korzystanie z usług innych firm tzw. swoich partnerów. Podpisują umowy z innymi firmami, a później często zadłużają się poprzez nie płacenie faktur lub nagminne spóźnianie się z uregulowaniem ich.

wykres załużenia europa 2015

W kilku ostatnich latach rozwój rynku zarządzania wierzytelnościami opierał się na rosnącym strumieniu wierzytelności masowych. Jak wskazują dane z raportu Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych, nominalna wartość wierzytelności zarządzanych praz członków KPF osiąga poziom 61,6 mld PLN.

Spore zamieszanie w 2013 roku wprowadziła ustawa dotycząca korekty kosztów związana z niezapłaconymi wydatkami. Wprowadzenie korekty kosztów miało na celu zmniejszenie zatorów płatniczych i poprawę sytuacji finansowej na rynku. W ostateczności miała ona zupełnie inny skutek. Obowiązki nałożone na podatników stały się uciążliwe. Sprawiały duże problemy. Spowodowały wręcz wzrost zatorów płatniczych, a nie zmniejszenie ich. 5 Sierpnia 2015 roku zostały dokonane zmiany w tej ustawie. Korekta kosztów została zniesiona w styczniu 2016 roku. Dzięki nowej zmianie przedsiębiorcy nie będą musieli pomniejszać kosztów uzyskania przychodu o niezapłacone w ustawowym czasie wydatki. Organy podatkowe mogą jednak kontrolować księgi z lat 2013-2015, ponieważ okres przedawnienia, jeżeli chodzi o podatki wynosi 5 lat.

Przedsiębiorcy słabo radzą sobie z odzyskiwaniem swoich należności od kontrahentów. W takim okresie gdzie zdarza się, że coraz więcej kontrahentów nie spłaca swoich długów, każda nowa transakcja handlowa niesie za sobą ryzyko niewywiązania z zawartej umowy.

Firmy windykacyjne mają przez to więcej pracy, co przekłada się na większe zarobki. W 2015 roku. Na rynku pojawiło się jeszcze więcej niż dotychczas dłużników i z kolejnym rokiem wcale nie zapowiada się na to, że miałoby być ich mniej. Chodzi tu nie tylko o klientów indywidualnych czy małe przedsiębiorstwa, bo nawet te większe mają problemy finansowe. Dłużnicy zawsze byli, trzeba tylko szukać rozwiązań takich, żeby było ich jak najmniej.

Program do windykacji, oprogramowanie do windykacji, programy do windykacji, program do monitoringu płatności,

Jak wybrać dobre oprogramowanie do windykacji?

Na co zwrócić uwagę przy wyborze takiego systemu ?

Wysyłanie monitów to przykład żmudnej pracy w dziale windykacji, na którą poświęcamy dużo czasu.  Ten czas można, by wykorzystać na sprawy, które wymagają indywidualnego podejścia – a pracę związane z wysyłką zostawić inteligentnym systemom. Dlatego świetnym rozwiązaniem są oprogramowania, które zrobią to za nas. W obecnej chwili na rynku jest wiele systemów do samodzielnej windykacji za pomocą platformy internetowej. Jednak, żeby wybrać ten najlepszy musimy znać podstawowe informację dotyczące oprogramowania.

Nie kupujmy kota w worku. Dowiedzmy się, co dany system może nam dać i czy dzięki niemu zaczniemy odzyskiwać nasze należności.

Sprawdźmy:

  • listę funkcjonalności
  • wersję demo
  • referencje
  • zespół obsługi Klienta i ich czas reakcji

Ważne, aby program był prosty w obsłudze oraz wygodny. System powinien nie tylko powiadamiać dłużnika, ale również informować nas o stanie zadłużenia płatnika.

Takie oprogramowanie do windykacji on-line powinno być jasne i proste w obsłudze. Tak abyśmy mogli korzystać z niego my, bądź osoba, która do tej pory w firmie zajmowała się księgowości czy też windykacją. Satysfakcja z działania systemu zapewnia nam lepszą efektywność pracy naszych pracowników oraz daje rezultaty w odzyskiwaniu należności. System ma ułatwić nam całą procedurę windykacyjną, lecz nie zrobi wszystkiego całkowicie za nas. Potrzebna jest osoba do nadzoru. Program powinien być na tyle dobry, by sam generował treści monitów wysyłanych do dłużnika. I w momencie, kiedy termin zapłaty minął, żeby wysłał powiadomienie o przeterminowanej fakturze. Automatyczne systemy działają znakomicie, jeżeli są dobrze wdrożone. Za pomocą specjalistów, którzy nas wprowadzą, odpowiedzą na pytania, pokażą jak działa oprogramowanie, szybko się nauczymy systemu i zaczniemy działać na własną rękę. Dlatego dobrze jest, jeżeli tacy specjaliści są dostępni.

Jeżeli działamy na systemie księgowym to świetnie, bo możemy się zintegrować z Systemem do Windykacji. Oprogramowanie powinno pobrać wszelkie informację związane z płatnościami. Sprawdzić, które faktury są przeterminowane i wysłać powiadomienia do klientów, którym należy się przypomnienie. Dobry system pobiera dane z różnych źródeł m.in. Plik Excel, Pliki tekstowe, Programy księgowe czy Własne API.

Kolejną ważną kwestią jest kanał wysyłki. Dobre oprogramowanie powinno mieć ich wiele. Czyli:

• Wiadomości e-mail – Powszechny i znany kanał wysyłki powiadomień.
• Wiadomości sms – Niezawodny i oszczędny. Daje niemal całkowitą pewność, że wiadomość dotarła i została odczytana przez odbiorcę.
• Faks – Efektywny i nadal stosowny sposób kontaktowania się z klientami.
• Vms – Automatyczny komunikat głosowy. Co raz częściej stosowany kanał do komunikacji z klientami.
• Poczta tradycyjna – System sam stworzy i wygeneruję pisma. Dzięki czemu nie tracimy czasu.
Jeżeli będziemy już korzystać z takiego oprogramowania, to nasze wiadomości będą profesjonalne, zgodne z przepisami oraz skuteczne. A my zaoszczędzimy bardzo dużo czasu.

zalety windykacji on-line

Korzyści z windykacji on-line

Korzyści z windykacji on-line.

Każdemu właścicielowi firmy zależy na tym, aby jak najszybciej odzyskać swoje pieniądze. Przedsiębiorcy zazwyczaj umawiają się na płatność na przelew, co oznacza odroczenie zapłaty na określony termin. Często stosowane są 7-dniowe i 14-dniowe terminy do zapłaty. W niektórych przypadkach terminy te zdarzają się być dłuższe mogą one wynosić 30, albo nawet 60 dni. Jeżeli oczywiście jedna i druga strona zgadza się na takie warunki. Jednak często bywa tak, że kontrahenci nie płacą, bądź znacznie opóźniają się z terminami płatności.

Samodzielna windykacja staję się co raz bardziej powszechną i stosowaną formą odzyskiwania należności przez wierzyciela oraz systemy wspomagające samodzielną windykację.
Jakie są zalety Systemów do Windykacji Miękkiej?

Główną zaletą systemów jest zaoszczędzenie czasu. Za pomącą paru kliknięć wysyłamy informację o wysokości długu do klienta. Widzimy dokładnie, jaka jest kwota zadłużenia na dany dzień. Takie powiadomienia wysyłane do dłużnika ułatwiają całą procedurę odzyskania pieniędzy. Nie musimy od razu zgłaszać klienta do firmy windykacyjnej, co jak wiemy, wiąże się z dodatkowym czasem oraz kosztami. Stosując windykację on-line możemy działać na własną rękę i mieć realny wpływ na przebieg sytuacji. Warto także pamiętać, że taka forma jest tania. Obecnie na rynku jest szeroki wybór systemów, jednak przed wyborem warto się zastanowić i wybrać taką, która będzie spełniała wszystkie wymogi. Zwróćmy uwagę na to, żeby system:

  1. sam generował treści wiadomości.
  2. tworzył wiadomości były zgodne z przepisami.
  3. automatycznie wysyłał i archiwizował powiadomienia.
  4. dawał nam możliwość generowania wiadomości z minimum 5-7 różnych szablonów.
  5. pozwolił na dopasowanie treści monitu do stopnia zadłużenia (do Klientów z niewielkim zadłużeniem lub opóźnionych o kilka dni wysyłał tylko delikatną notkę o stanie płatności).
  6. pozwolił na inne traktowanie wybranych, kluczowych Klientów.

Platforma windykacyjna jest bardzo zazwyczaj skutecznym rozwiązaniem. Możemy informować dłużnika o stanie jego konta przez wiadomości sms, mail, a nawet fax. Można, też wygenerować takie wiadomości i wysłać tradycyjnie drogą pocztową. Obsługa programu jest naprawdę prosta. My decydujemy ile i jakich powiadomień wyślemy do dłużnika i ile dni przed terminem płatności, czy też ile dni po. Mogą to być przykładowo 2 dni przed terminem płatności, a jeżeli to nie skutkuje wysyłamy wtedy kolejne monity. Klient, który dostaję regularne powiadomienia o kwocie zadłużenia, zaczyna wreszcie spłacać swój dług w obawie przed wystąpieniem na drogę sądową. Wiadomo, że taka sytuacja to już ostateczność, i jeśli mamy możliwość spróbowania innej formy odzyskiwania należności niż sąd to warto się tym zainteresować. Dla nikogo nie jest przyjemnością odbywanie rozmów telefonicznych w sprawie płatności, chodzenie na sprawy sądowe oraz opowiadanie o długach. Dla wierzyciela też nie jest to miłe. Jedną z platform, która będzie spełniała te założenia to oczywiście eWindykator.pl (link).

Podsumowanie

Samodzielny monitoring należności i miękka windykacja online niesie za sobą wiele korzyści:

  • Zaoszczędzamy czas
  • Mniej nas kosztuje
  • Sami ustalamy procedurę windykacji
  • Jesteśmy na bieżąco
  • Prosta i wygodna forma odzyskiwania należności
  • Poprawiamy płynność finansową firmy

Firmy, które używają internetowej windykacji są bardzo zadowolenie z takiego rozwiązania. Systematyczne wysyłanie monitów, pomaga nam z nimi walczyć w sposób przyjemniejszy niż droga sądowa. Kiedy mamy możliwość automatycznej wysyłki to już całkowicie cały proces staję się bardziej zachęcający do działania.

Trudny klient

Jak rozmawiać z trudnym klientem, który nie płaci

Jak rozmawiać z trudnym Klientem, który nie płaci

Na samym początku zanim zadzwonimy, trzeba obrać sobie za cel – dogadanie się. Najlepiej tak, aby dwie strony były zadowolone. Wiadomo, nie jest to przyjemna sytuacja i rozmowa nie będzie najłatwiejsza, jednak jest ona bardzo ważna. Pamiętajmy, zachowajmy spokój. Zwracajmy uwagę na ton naszych wypowiedzi, nie możemy zapominać o tym, że rozmawiamy w imieniu firmy. Pokażmy swój profesjonalizm. Pewność siebie wpływa pozytywnie na to jak rozmowa będzie przeprowadzona. Zależy nam na wyjaśnieniu sytuacji, oraz na odzyskaniu naszych należności.
Klient wobec nas może użyć zdań takich jak:
• Nie mam chwilowo pieniędzy.
Co odpowiedzieć: W takiej sytuacji należy dowiedzieć się, jaka jest przyczyna problemów finansowych. Możemy zaproponować zawarcie ugody. Możliwość rozłożenia płatności w ratach.
• Nie mogę teraz rozmawiać.
Co odpowiedzieć: Starajmy się prowadzić rozmowę dalej, ewentualnie umówić inny termin
• Skąd u mnie taki dług?
Co odpowiedzieć: Tłumaczmy wszystko, każdą wątpliwość
• Ile razy będziecie do mnie jeszcze dzwonić?
Co odpowiedzieć: Odpowiadajmy grzecznie, że dla nas też nie jest to przyjemne
• Potrzebuje jeszcze czasu.
Co odpowiedzieć: Dowiedzmy się ile tego czasu potrzeba na uregulowanie należności
• Nie będę tego opłacał.
Co odpowiedzieć: Musimy wytłumaczyć, że takie podejście nie prowadzi do niczego dobrego.
• Nie otrzymałem faktury.
Co odpowiedzieć: W takim wypadku należy jeszcze tego samego dnia wysłać fakturę do klienta.
• To wasza wina, nie moja.
Co odpowiedzieć: Przedstawmy sprawę od początku
• Zapomniałem
Co odpowiedzieć: Jedna z częściej używanych wymówek. Ustalmy w takim razie najbliższy termin płatności. Kontrolujmy czy dług został uregulowany.

Musimy koniecznie się dogadać, więc nie możemy pozwolić na wyprowadzenie się z równowagi. Nasz głos nie może też ucichnąć, bo klient pomyśli, że ma nad nami przewagę. A wtedy będziemy na tej gorszej pozycji. Opanowanie oraz stanowczość naszych wypowiedzi jest bardzo cenna.

Używajmy zwrotów uprzejmych takich jak:
• Chcielibyśmy się z Panem dogadać
• Wspólnie znajdźmy najlepsze rozwiązanie
• Zależy nam na polubownym załatwieniu sprawy
• Nie chcemy przecież spotkać się w sądzie
• Nie jest to dla nas łatwa sytuacja
• Pytam, bo chce zrozumieć sytuacje, żeby zdecydować, co dalej
• Ponosimy straty finansowe w firmie
• Nie sprawia mi żadnej przyjemności ciągłe telefonowanie do Pana
Źródło: Jarosław Holwek „Negocjacje z dłużnikami. Jak odzyskać swoje pieniądze nie wkraczając na drogę sądową” Wyd. Onepress 2004-12-01

 

Skoncentruj się na tym, aby rozwiązać problem. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której zamiast poprawy relacji, kontakt się pogorszy. Pokażmy klientowi, że jesteśmy po jego stronie i chcemy mu pomóc rozwiązać sprawę. Grzecznościowe, a zarazem stanowcze podejście do klienta przyniesie nam pozytywne wyniki. Klienci nie lubią jak im się narzuca, że są oszustami, bo nie zapłacili, takie sformułowania nigdy nie dają rezultatu. Musimy być przygotowani na różnych klientów, tych, co nie będą chcieli z nami rozmawiać, ale też takich, którzy nas jednak wysłuchają.

Wszystko co potrzebujesz wiedzieć o systemach do windykacji online

Windykacja on-line – co to jest?

Windykacja on-line – co to jest?

Windykacja online polega na odzyskiwaniu należności na własną rękę przy pomocy internetowych systemów windykacyjnych. Jest to zdecydowanie tańsze i szybsze rozwiązanie niż korzystanie z usług firm windykacyjnych. Samodzielna windykacja sprawia, że wierzyciel ma całkowitą kontrolę oraz realny wpływ na przebieg windykacji, co jednocześnie oznacza, że nie wiąże się z poświęcaniem dodatkowego czasu.

Korzystając z internetowego systemu windykacji, w łatwy sposób można w kilka minut wygenerować wezwanie do zapłaty i wysłać je do dłużnika drogą elektroniczną. Jest to podstawowe narzędzie służące do windykacji wierzytelności, czyli pismo, które zawiera najistotniejszą informacje, na podstawie, której wierzyciel żąda spłaty należności. Platforma windykacyjna online sama generuje treść dokumentów i pism, co pozwala zaoszczędzić wierzycielowi mnóstwo czasu. Osoba zarządzająca systemem, sama decyduje, kiedy i do kogo chce wysłać monity, czyli wiadomości, które informują o zobowiązaniach. Jednocześnie istnieje możliwość pełnego zaktywowania, co miesięcznej wysyłki informacji do dłużnika.

Sposoby informowania, jakie mogą być użyte:
• Wiadomość e-mail – Twoi klienci dostaną maila z przypomnieniem o należności
• Informacja sms – Bezpośrednia wysyłka na telefon
• Poczta tradycyjna – Wydrukowanie listu i wysłanie go pocztą
• Wysyłka fax-em – Faks to wciąż ważny element kontaktowania się z częścią klientów

Jak to działa?
System windykacyjny komunikuję się z Twoim programem księgowym, oraz pobiera aktualne informacje dotyczące płatności. Następnie sam sprawdza, które są już po terminie, oraz do których Klientów należy wysłać powiadomienie. Tworzy listę komunikatów, które możesz zweryfikować i za jednym kliknięciem wysłać do dłużników.